Buchführung des 21. Jahrhunderts

2.5.2016

Diejenigen, die erfolgreich werden wollen, widmen ihre Zeit dem Unternehmen und der Geschäftstätigkeit und nicht der alltäglichen Verwaltung – diese soll Stütze und nicht Belastung sein. Die meisten Leute erleichtern sich daher die Routinearbeit mit dem Einsatz von modernen Technologien, die immer mehr und mehr Anwendung finden. Es ist gang und gäbe, dass wir unsere Einkäufe mit Karte bezahlen oder mittels Onlinebanking Geld überweisen. Kommunikation per E-Mail ist selbstverständlich geworden. Software erkennt für uns nicht nur einen gedruckten Text, sondern auch einen handgeschriebenen Text und kann sogar das gesprochene Wort audiovisuell auch mit Übersetzungen in viele Sprachen wiedergeben. Rechnungen werden allerdings immer noch auf Papier gedruckt…

Laut Statistiken betragen die Kosten für eine Papierrechnung 1-2 EUR. Laut der Analyse von Businessworld.cz werden in Tschechien unter Firmen jährlich ca. 250 Mio. Rechnungen ausgetauscht, wobei E-Rechnungen davon nur leicht über 5 % ausmachen. Ist es real eine Änderung auch im Prozess der Rechnungsbearbeitung vorzunehmen? Können unnötige Kosten eliminiert und Fehler beim Eingeben von Angaben aus Papierrechnungen vermieden werden? Ist es möglich Zeit und Geld durch eine einfachere Rechnungsbearbeitung von deren Ausstellung beim Auftragnehmer bis zum Zeitpunkt deren Buchung und Bezahlung vom Auftraggeber zu sparen?

Elektronische Rechnungsstellung spart ganz eindeutig Kosten – haben Sie sich auch schon Gedanken darüber gemacht, wie viel Zeit vergeht, wenn der/die Buchhalter/in des Auftragnehmers die Rechnung ausdruckt, bis zum Zeitpunkt, wenn die Rechnung vom Auftraggeber gebucht und bezahlt wird? Lesen Sie folgenden Artikel, in dem Ihnen zwei Versionen der Ausstellung einer einfachen regelmäßigen Rechnung zwischen langfristigen Geschäftspartnern vorgestellt werden.

Elektronische Version  Papierversion
 Absendung der gebuchten Rechnung per E-Mail Ausdrucken der Rechnung
– Zusammenheften der Rechnung
– Stempel
– Unterschrift
Hinterlassen der Rechnung an der Rezeption
– Vorbereitung des Etiketts
– Ausdrucken des Etiketts
– Kleben des Etiketts
– Einlegen der Rechnung in den Umschlag (Falten, Einlegen, Kleben)
Rezeptionistin bringt Rechnung auf die Post
– Portobezahlung
– Abfertigung auf der Post
Rückkehr von der Post
 Eingang der E-Mail mit der Rechnung beim Auftraggeber Posteingang an der Rezeption des Auftraggebers
– Auspacken
– Versehen der Rechnung mit dem Eingangsstempel
– Eintragung der Eingangspost
 Genehmigung der Rechnung von der zuständigen Person – per E-Mail Übergabe der Rechnung an die zuständige Person zwecks Genehmigung
– Genehmigung der Rechnung
– Übergabe der Rechnung zum Buchen
 Einlesen der Daten aus der Rechnung ins Buchungssystem Übertragung der Rechnung
– Buchung
 Rechnung wartet auf Fälligkeit Rechnung wird zur Zahlung übergeben

 

Wissen Sie, wie viel Zeit Sie fürs Nachschlagen der Papierrechnung benötigen?

Elektronische Version Papierversion
 Buchhalter/in sucht im Buchungsprogramm die Rechnungsnummer aus Buchhalter/in sucht im Buchungsprogramm die Rechnungsnummer aus
– geht zum Schrank/Regal mit Rechnungen
– sucht nach der Rechnungsnummer den richtigen Ordner
– öffnet den Ordner, sucht die Rechnung
– nimmt die Rechnung aus dem Ordner heraus
– geht die Rechnung scannen
– scannt die Rechnung ein
– kommt ins Büro zurück
– legt die Rechnung in den Ordner
– bringt den Ordner zurück
– kommt an ihr/sein Arbeitsplatz zurück
 klickt auf die verflochtene E-Rechnung und versendet die Rechnung je nach Bedarf  versendet die eingescannte Rechnung je nach Bedarf, per E-Mail

 

In Tschechien tauchen im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung aktuell vor allem zwei Begriff auf: ISDOC und QR-Rechnung.  Beide diese Formate haben vieles gemeinsam: Die Standards dieser Formate sind in Tschechien entstanden, sie sind kostenlos, erleichtern und präzisieren erheblich die Arbeit von allen! Dank elektronischer Datenverarbeitung zwischen den Geschäftspartnern können gut Fehler infolge der Überschreibung der Daten aus den Rechnungen eliminiert werden, was Sie nicht nur bei der Erstellung der Kontrollmeldung schätzen werden.

Die Europäische Union sieht die Digitalisierung des öffentlichen Sektors und die Bildung eines „einheitlichen Digitalmarktes“ bis 2020 vor. Wie ist die Geschäftspraxis drauf? Kann Digitalisierung früher kommen? Grundsätzlich ja. Die Tschechische Republik hat dazu hervorragende Voraussetzungen dank den Formaten ISDOC und QR-Rechnung. Es genügt diese Gelegenheit wahrzunehmen und Gebrauch von den Vorteilen zu machen, die die elektronische Bearbeitung bringt.

 




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