QR-Codes in der Buchhaltung

21.9.2016

Im Alltag stoßen wir immer häufiger auf ein Bild voll von schwarzweißen Kästchen, den sog. QR- Code. Was ist das eigentlich und wozu dient er?

Den QR-Code hat die Firma Denso Wave in 1994 in Japan gebildet, um den Prozess der Verfolgung von Bauteilen bei der Produktion in der Automobilindustrie zu beschleunigen und zu vereinfachen.  Das Prinzip des QR-Codes wurde dann kostenlos der breiten Öffentlichkeit angeboten. Der QR-Code kann über 7.000 Ziffern umfassen. Neben Ziffern kann er auch Buchstaben, 8-Bit-Einheiten oder Kanji-Zeichen (japanische Schriftart) beinhalten. Der aus der Kombination von Buchstaben und Ziffern bestehende QR-Code kann mehr als 4.000 Zeichen enthalten, was mehr als genügend ist, um ihn auch anderswo als „nur“ für Bauteile zu verwenden… Für die Zwecke des Datenlesens aus Rechnungen wurden folgende Formate standardisiert: QR- Zahlung, QR-Rechnung oder die Kombination beider dieser Formate: QR-Zahlung+R.

Die QR-Zahlung ist ein Code auf dem für den Abruf von Zahlungsinformationen – Bankkonto, variabler Schlüsselcode, Betrag oder eventuell auch weitere Zahlungsinformationen gespeichert sind. Der Code ermöglicht eine einfache Übertragung der Zahlungsangaben unter Smartphones und Tablets mittels des QR-Codes. Das Format kann für die Ausfüllung der Überweisungsmaske in einem Smartphone/Tablet oder für die Erfassung von Zahlungen verwendet werden, ohne die einzelnen Angaben eingeben zu müssen. Mehr Informationen zu diesem Format sind unter qr-platba.cz zu finden.

Die QR-Rechnung enthält Buchungsangaben wie: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungstyp, Datum der Leistungserbringung, Datum der Steuerpflicht, Steuergrundlage, Steuersätze, Rechnungsbetrag, Währung, Bestellungsnummer, Umsatzsteuernummer des Rechnungsausstellers sowie Rechnungsempfängers u.a. Mittels dieses Codes werden die Rechnungsangaben unter den Geschäftspartnern – den Leistungserbringenden und Leistungsempfängern übertragen. Der Code trägt die Bezeichnung QR-Rechnung und es handelt sich um einen Code ohne die Integrierung mit der QR-Zahlung (QR-Rechnung ohne Integrierung). Die vollständige Aufzählung der Angaben, die im QR-Rechnung-Code verschlüsselt sein können, finden Sie unter qr-faktura.cz.

Die QR-Zahlung+R verbindet die Angaben aus der QR-Zahlung mit den Angaben aus der QR-Rechnung. Dieser QR-Code beinhaltet auch Zahlungs- und Buchungsangaben (Integration der QR-Rechnung und der QR-Zahlung) und trägt die Bezeichnung QR Zahlung+R. Der Zweck dieses integrierten Codes ist es, dass auf der Rechnung nur ein QR-Code steht, der sowohl für die Zahlungsvornahme sowie Buchung der Rechnung verwendet werden kann. Nähere Informationen zu diesem integrierten Code sind unter qr-faktura.cz zu finden.

Wie ist der QR-Code zu generieren
Für die Erstellung Ihres eigenen QR-Codes können Sie Online-QR-Code-Generatoren benutzen.  So können Sie zum Beispiel einen einfachen QR-Code mit Kontaktangaben oder direkt die QR-Zahlung erstellen, die zum automatischen Einlesen der Angaben in den Überweisungsauftrag in der Bankapplikation direkt unter www.qr-platba.cz dient. Nach unserer Untersuchung wird das Generieren des QR-Codes-Rechnung bald zum Bestandteil der meisten bedeutenden tschechischen Rechnungslegungsprogramme.

In der Regel druckt das ERP-System den QR-Code in allen drei Formen, d.i. QR-Zahlung, QR-Rechnung und auch QR-Zahlung + R. Der Code wird auf der ausgestellten Rechnung so gedruckt, dass in das auszudruckende Format ein spezielles Objekt eingefügt wird, es kann in dem Formular überall eingefügt werden und somit ein individuelles Aussehen der Rechnungen für die einzelnen Kunden erzielen.

Wie ist der QR-Code einzulesen
Der QR-Code kann einfach zum Beispiel aus der Visitenkarte des Geschäftspartners mit einer Applikation im Smartphone eingelesen werden. Genauso können mittels des QR-Codes-Zahlung die zur Bezahlung der Rechnung notwendigen Angaben eingelesen werden.

In Rechnungslegungsprogrammen wird zum Einlesen des QR-Codes ein Leser / Scanner benutzt, der parallel mit der Tastatur verbunden ist. Die Bedienung drückt bei der Erstellung der Rechnung eine spezielle Taste, die dem Programm sagt, dass der nächste Input gerade der QR-Code ist und liest mit Scanner den Code ein. Das System füllt alle Angaben aus dem QR-Code aus, d.h. Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, Datum der Leistungserbringung, Rechnungsdatum, Steuerhöhe und Steuerbetrag, Rechnungsbetrag, variablen Schlüsselcode, Bankkonto, Text auf der Rechnung. Das System kann zugleich automatische Kontrollen mit Nummernverzeichnissen vornehmen und reduziert die manuellen Fehleingaben.




Weitere Artikel des Verfassers Lenka Tarabová



© 2019 Moore Stephens. All rights reserved. Sitemap Datenschutz-Bestimmungen Design by aboutblank - creative web design