Wann gilt die Rechnung als echt?

2.9.2013

Die Echtheit der Herkunft der elektronischen Rechnung mittels der qualifizierten elektronischen Signatur zu gewährleisten, ist relativ einfach. Trotzdem werden üblicherweise elektronische Rechnungen im PDF-Format per E-Mail zugesandt. Wie kann in diesem Fall die gesetzlich geforderte Echtheit der Herkunft  gewährleistet werden?

Laut der Generalfinanzdirektion kann die per E-Mail zugesandte Rechnung allein nicht als eine Rechnung mit gewährleisteter Echtheit gelten. Im Umsatzsteuergesetz heißt es, dass die Echtheit mit innerbetrieblichem Steuerungsverfahren zu gewährleisten ist, das einen verlässlichen Prüfpfad  zwischen der Rechnung und der jeweiligen Leistung schafft. In der Praxis handelt es sich um zusammenhängende Aufzeichnungen / Buchungsbelege, wie z. B. Bestellungen, Verträge, Transportpapiere, Lieferscheine, im Falle der Waren dann um Materialeingangs- oder –ausgangsscheine. Diese Dokumente sind genauso lange wie die Rechnungen selbst aufzubewahren.  Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre ab dem Ende des Besteuerungszeitraumes, in dem die Leistung erbracht wurde.

Die elektronische Rechnung kann in eine Papierrechnung umgewandelt werden und umgekehrt. Wird die Echtheit der Herkunft der e-Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit mit dem bereits o.a. innerbetrieblichen Steuerungsverfahren gewährleistet, ist es möglich die elektronisch übermittelte Rechnung einfach auszudrucken. Ist es nicht der Fall, dann ist es notwendig, dass die e-Rechnung mit gültiger elektronischer Signatur versehen wird. Die Umwandlung in die Papierform erfolgt amtlich, in der Praxis am häufigsten durch Czech Point. Die Konversion der Papierrechnung in die e-Rechnung erfolgt wieder amtlich am Czech Point oder um die Echtheit der Rechnung nachzuweisen, ist es erforderlich genügend zusammenhängende Dokumente zu haben. Die Umwandlung der Papierrechnungen in elektronische ist auch bei den Rechnungen möglich, die vor 01.01.2013 ausgestellt wurden.

Elektronische Rechnungen können entweder mit den Daten, die deren Echtheit elektronisch nachweisen (Signaturzertifikate, Signaturschlüssel oder andere Verschlüsselungsmittel, mit denen verlässlich festgestellt werden kann, von welchem Subjekt die Rechnung ausgestellt wurde), archiviert werden, oder es ist nötig die mehrmals erwähnten zusammenhängenden Dokumente zu haben.

“Gebrauchsanleitung” zur Gewährleistung der Echtheit der Rechnungen

1) Der Unternehmer bestimmt, ob er nur Papierrechnungen oder nur e-Rechnungen akzeptieren wird, ggf. entscheidet, welche Rechnungen er elektronisch und welche in der Papierform akzeptiert. Das Kriterium kann dabei der Betrag, die Dauer der Zusammenarbeit oder die Kenntnis des Geschäftspartners sein.

2) Wahl der Gewährleistung der Echtheit der Herkunft seitens des Rechnungsausstellers

a) Papierrechnungen Die Echtheit kann mit der Verwendung des Firmenkopfpapiers, mit dem Firmenstempel und der eigenhändigen Unterschrift des Rechnungsausstellers gewährleisten werden. Der Unternehmer hat intern zu bestimmen, wer Rechnungen ausstellt, wer sie unterzeichnet und genehmigt. Damit der verlässliche Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen wird, muss die Rechnung folgende Angaben enthalten:

b) Elektronische Rechnungen Die Echtheit der Herkunft der e-Rechnung kann wie folgt gewährleistet werden:

Bei der Wahl, die Echtheit der Herkunft mit dem innerbetrieblichen Steuerungsverfahren zu gewährleisten: Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit kann mit der Zuordnung der Rechnung zur Bestellung, zum Vertrag, zu zugesandten Anfragen und Fragen, deren Beantwortung in Rechnung gestellt wird, und zumindest mit der Zahlungsbestätigung gewährleistet werden. Für die Zuordnung der Rechnung zum Beweisdokument ist die für die Ausstellung der Rechnung zuständige Person zuständig.

3) Wahl der Art der Gewährleistung der Echtheit seitens des Rechnungsempfängers

a) Wird die Rechnung elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur, mit dem qualifizierten elektronischen Zeichen oder im Wege des Datenträgeraustausches (EDI-Verfahren) übermittelt, muss intern festgelegt werden, wie mit so einer Rechnung umzugehen ist, damit die qualifizierte elektronische Signatur oder das qualifizierte elektronische Zeichen auf der Rechnung nicht beschädigt werden.

b) wird die Rechnung per E-Mail ohne qualifizierte elektronische Signatur übermittelt, muss die für die Bestellung der jeweiligen Ware oder Leistung zuständige Person die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit mit dem innerbetrieblichen Steuerungsverfahren gewährleisten, z.B. mit der bestätigten Bestellung, mit dem unterzeichneten Vertrag, mit dem Lieferschein  oder zumindest mit der Zahlungsbestätigung. Im Rahmen der Erteilung der Zustimmung der Übermittlung der elektronischen Rechnungen soll festgelegt werden, aus welcher E-Mail-Adresse die Rechnungen abgesandt werden.  c) bei empfangenen Papierrechnungen muss die für die Bestellung zuständige Person ebenfalls die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit mit dem innerbetrieblichen Steuerungsverfahren gewährleisten – s. Ziffer 3) b)

 

Autor: Petr Vondraš




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