Kdy je daňový doklad věrohodný?

2.9.2013

Zajistit věrohodnost původu daňového dokladu v elektronické podobě pomocí uznávaného elektronického podpisu je relativně snadné, přesto běžně se za elektronické doklady považuje dokument ve formátu pdf zaslaný obyčejně mailem. Jak v tomto případě zajistit zákonem požadovanou věrohodnost původu?

Podle informace GFŘ nelze e-mailem zaslaný doklad považovat sám o sobě za daňový doklad se zajištěnou věrohodností. Zákon o dani z přidané hodnoty uvádí zajištění věrohodnosti prostřednictvím kontrolních mechanismů procesů vytvářejících spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a daným plněním. V praxi se jedná o související účetní záznamy/doklady, kterými jsou např. objednávky, smlouvy, přepravní doklady, dodací listy, v případě zboží pak příjemky či výdejky materiálu. Tyto dokumenty je potřeba uchovávat stejně dlouho jako samotné daňové doklady, tedy 10 let od konce zdaňovacího období, v němž bylo plnění uskutečněno.

Elektronický daňový doklad je možné převést do listinné podoby a naopak. Pokud existuje spolehlivé prokázání věrohodnosti daňového dokladu prostřednictvím již popsaných kontrolních mechanismů, je možné doklad doručený v elektronické podobě jednoduše vytisknout. Pokud není možné věrohodnost dokladu pomocí souvisejících dokumentů prokázat, pak je nutné mít elektronický doklad s platným elektronickým podpisem a převod do papírové podoby je možný autorizovanou konverzí v praxi nejčastěji prováděnou přes Czech Point. Při převodu z listinné do elektronické podoby lze opět využít konverzi přes Czech Point nebo mít k prokázání věrohodnosti dokladu opět dostatek souvisejících dokumentů. Převod daňových dokladů z listinné do elektronické formy je možný i pro doklady vystavené před 1. lednem letošního roku.

Elektronické doklady je možné archivovat buď spolu s daty, která zaručují věrohodnost elektronicky (podpisové certifikáty, klíče nebo jiné šifrovací prostředky, pomocí nichž lze bezpečně zjistit, který subjekt doklad vystavil) nebo je potřeba mít, již v tomto článku tak často uváděné, související dokumenty prokazující věrohodnost daňového dokladu.

„Kuchařka“ k zajištění věrohodnosti daňových dokladů

1) Účetní jednotka si stanoví, zda bude přijímat daňové doklady jen v listinné nebo jen v elektronické podobě, případně stanoví pravidla, jaké doklady bude přijímat v elektronické a jaké v listinné podobě. Kritériem může být částka, dlouhodobost spolupráce či  znalost dodavatele.

2) Volba způsobu zajištění věrohodnosti na straně vystavovatele

a) listinné doklady: zde je možné věrohodnost zajistit použitím hlavičkového papíru a razítkem a vlastnoručním podpisem vystavovatele. Společnost by měla mít interně určeno, kdo faktury vystavuje, kdo je podepisuje a kdo je schvaluje. Pro zajištění spolehlivé vazby mezi daňovým dokladem a jeho plněním by měl daňový doklad obsahovat:

b) doklady v elektronické podobě: věrohodnost původu daňového dokladu v elektronické podobě lze zajistit:

Při výběru zajištění věrohodnosti  kontrolními mechanismy procesů: Věrohodnost lze prokázat spárováním daňového dokladu s objednávkou, smlouvou, zaslanými dotazy, jejichž zodpovězení je fakturováno, minimálně s potvrzením o platbě. Odpovědná za spárování daňového dokladu s důkazním dokumentem je osoba odpovědná za vystavení faktury.

3) Volba způsobu zajištění věrohodnosti na straně příjemce faktury

a) pokud bude doklad přijat elektronicky s uznávaným elektronickým podpisem, uznávanou elektronickou značkou nebo elektronickou výměnou informací (EDI) musí být interně stanoveno, jak s takovýmto dokladem zacházet, aby nedošlo k porušení elektronického zabezpečení dokumentu

b) pokud přijde doklad mailem bez zabezpečení uvedeném v předchozím odstavci, musí zodpovědná osoba za objednávku daného zboží či služby zajistit věrohodnost kontrolními mechanismy procesů, tedy např. potvrzenou objednávkou, podepsanou smlouvou, dodacím listem nebo minimálně potvrzením o platbě

V rámci udělování souhlasu s přijímáním dokladů v elektronické podobě by mělo být stanoveno, z jaké mailové adresy budou faktury odesílány.

c) u obdržených daňových dokladů v listinné podobě by měla osoba zodpovědná za objednávku taktéž zajistit věrohodnost kontrolními mechanismy procesů – viz bod 3) b)

 

Autor: Petr Vondraš




© 2019 Moore Stephens. Všechna práva vyhrazena. Mapa stránek Politika ochrany soukromí Design by aboutblank - creative web design